Wie wird man im öffentlichen Sektor agil?

Erfolgsgeschichte unserer Kunden: Interact

Mit 8 Milliarden Euro wird die EU bis 2027 Projekte zur Stärkung der Europäischen Territorialen Zusammenarbeit (ETZ) fördern. Über 100 sogenannte Interreg-Programme übernehmen dabei die Ausschreibung und Fördervergabe nach regionalen und inhaltlichen Schwerpunkten. Unser Kunde, Interact, unterstützt diese Interreg-Programme mit ihren Projekten bei der Förderabwicklung und Kommunikation. Cloudflight entwickelt dafür eine harmonisierte Online-Plattform, um den gesamten Förderzyklus elektronisch zu begleiten.

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Interact ist ein vom Europäischen Fonds für regionale Entwicklung finanziertes EU-Programm und wurde bereits 2002 ins Leben gerufen, um Kooperationsprogramme im Rahmen der Europäischen Territorialen Zusammenarbeit (ETZ) bei der Förderabwicklung zu unterstützen. Bei Interact handelt es sich um eine dezentrale Organisation mit horizontalen Teamstrukturen.

„Von insgesamt 50 Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen in Wien (Österreich), Bratislava (Slowakei), Viborg (Dänemark), Valencia (Spanien), Turku (Finnland) arbeiten 14 im Wiener Büro, wobei sechs dieser Kollegen für Jems arbeiten – die Software, die wir gemeinsam mit Cloudflight entwickeln“, stellt Aija Prince, Projektmanagerin bei Interact, ihr Team vor.

Der gesamte Förderzyklus in einem Tool

Mit dem Joint Electronic Monitoring System, kurz Jems, können Interreg-Programme den vollständigen Förderprozess elektronisch abwickeln und direkt Kontakt mit den geförderten Projekten halten: In Jems erstellen Programme aktuelle Ausschreibungen, erfassen Antragssteller*innen alle notwendigen Projektdaten und durchlaufen die eingereichten Projekte einen festgelegten Evaluierungsprozess. Selbstverständlich wird dabei jede Entscheidung protokolliert, damit die rechtliche Sicherheit und spätere Nachvollziehbarkeit gewährleistet sind. Geförderte Projekte unterzeichnen einen Fördervertrag und verpflichten sich zu regelmäßigen Reports, um Projektfortschritt, Erfolge und Kosten nachzuweisen. Vom ersten Antrag bis zum Abschluss des Projekts wird jede Phase in Jems begleitet.

So verbessert Jems die Zusammenarbeit zwischen den Interreg-Programmen und den geförderten Projekten und schafft Transparenz. Die Programme sparen Zeit und Geld in der Bearbeitung der Anträge und Betreuung der laufenden Projekte sowie für individuelle Softwareentwicklung. Darüber hinaus gibt Jems die Sicherheit, den rechtlichen Vorgaben der Regulierungsbehörden für eine nachvollziehbare und faire Fördervergabe zu entsprechen.
Jedes Programm, das an der Verwendung von Jems interessiert ist, kann sich für eine kostenlose Lizenz an das Team von Interact wenden. Mit Erfolg: ungefähr ein Drittel der rund 100 Interreg-Programme wird für die kommende Förderperiode eine Lizenz erwerben.

Harmonisierung unterstützen

Jems basiert auf dem kollektiven Wissen von Interreg. Durch die jahrelange, motivierte Arbeit von Interact und einer Gruppe engagierter Programme, wurden einstmals unterschiedliche Abläufe schrittweise vereinheitlicht. Unter dem Begriff der Harmonisierten Implementierungstools (HIT) dienen diese Ergebnisse auch als Grundlage für Jems und erleichtern nun Bewerber*innen und Programmen gleichermaßen die Arbeit, z. B. durch ein standardisiertes Antragsformular.

„Bewerbe*innen, die Projektanträge mit Jems einreichen, haben ein besseres Verständnis des Systems, da es einerseits von vielen Programmen verwendet wird, und andererseits auf der Erfahrung von Interreg-Programmen und ihren Projekten aufbaut, was die Benutzerfreundlichkeit verbessert“, hebt Aija den Nutzen von Jems hervor.

Zufriedener Kunde – gute Zusammenarbeit

Cloudflight entwickelt Jems basierend auf der Priorisierung und Anforderungsanalyse, die Interact in engem Kontakt mit den Interreg-Programmen erarbeitet und danach mit Cloudflight abstimmt.

„Unsere Zusammenarbeit mit Cloudflight begann Anfang 2020, also sind wir nun bereits seit mehr als einem Jahr mit der Entwicklung von Jems beschäftigt. Für die gute Kooperation ist es sehr hilfreich, dass sich das junge und motivierte Entwicklungsteam mit Hingabe und Begeisterung für das Projekt einsetzt. Cloudflight ist bei seinen Arbeitsansätzen innovativ – das Team glaubt an agile Prinzipien und arbeitet agil“, betont Aija. „Für unser Projekt ist dieser Ansatz entscheidend, da wir sehr viele Bedürfnisse der Stakeholder berücksichtigen und Funktionen nach Bedarf bereitstellen. Die enge Zusammenarbeit im Team wird sehr geschätzt und ist auch der Schlüssel zum Erfolg“, ergänzt sie.

Wir verstehen agile Prinzipien und arbeiten danach

Gemeinsam mit der den Interreg-Programmen arbeitet Interact intensiv an der Roadmap für die weitere Softwareentwicklung. Agile Prinzipien helfen dabei, langfristige Projektplanung mit kurzfristiger Flexibilität zu vereinen. Nur so kann Jems den Bedürfnissen aller Stakeholder gerecht werden.

„Der agile Ansatz hat den Vorteil, dass man in der Entwicklung schnell auf veränderte Prioritäten reagieren kann“, erklärt Aija. „Ein verlässlicher 2-Wochen-Zyklus für die Entwicklung und Bereitstellung neuer Funktionen ermöglicht den Benutzer*innen, die Fortschritte in kurzen Abständen zu sehen und regt zu regelmäßigem Feedback an. Der agile Ansatz macht uns flexibel genug, um in jeder Phase des Prozesses auf die Bedürfnisse der Benutzer*innen einzugehen und notwendige Anpassungen auch kurzfristig vorzunehmen.“

Feedback als Richtungsweiser

Intensiver Kontakt mit den Benutzer*innen von Jems ist ein weiterer Erfolgsfaktor. Das Entwicklungsteam steht mit Interreg-Programmen regelmäßig in direktem Kontakt und interessierte Stakeholder haben permanent Zugriff auf den aktuellen Entwicklungsstand, um Jems jederzeit zu evaluieren. Sowohl auf frei zugänglichen Teststellungen als auch auf ihrer eigenen Infrastruktur.

„Es gibt Programme, die bereits frühe Releases in ihren lokalen Umgebungen installiert haben und uns Feedback zum reibungslosen Ablauf gegeben haben“, verrät Aija. „Wir bekommen positive Rückmeldung über die entwickelten Features: Generell sind die Nutzer*innen mit der Benutzerfreundlichkeit des Systems zufrieden und schätzen die Verbesserungen. Auch die von uns regelmäßig durchgeführten User-Tests geben uns einen guten Einblick, wie die Nutzer und Nutzerinnen das System sehen und welche Verbesserungen hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit noch möglich sind. Obwohl die Programme zufrieden sind, dass sie bei Bedarf bereits die ersten Ausschreibungen im System öffnen können, bestehen auch immer Sorgen über die Entwicklungsgeschwindigkeit. Der Zeitplan, wann Programme bestimmte Funktionen im System benötigen, ist eng, und sie wissen das schnelle Bereitstellen der priorisierten Funktionen zu schätzen“.

Die Zukunft von Jems

„Das Projekt ist recht komplex und bei der aktuellen Teamgröße ist es eine Herausforderung, alle Beteiligten über das Gesamtbild ebenso wie über kommende Features auf dem Laufenden zu halten“, so die Projektmanagerin. „Darum ist es sehr wertvoll, dass es uns dank der tollen Kooperation mit Cloudflight gelingt, beide Perspektiven gleichzeitig im Blick zu behalten. Außerdem ist die Zusammenarbeit mit so vielen Stakeholdern eine Herausforderung. Denn, obwohl wir auf die Bedürfnisse aller hören möchten, müssen wir jeden Wunsch dem Realitäts-Check von Budget und Zeitplan unterwerfen – aber in dieser Partnerschaft gelingt uns das ausgezeichnet. Wir lösen die Aufgaben mit Cloudflight gemeinschaftlich als Team und finden ständig weitere Verbesserungen sowohl in der internen Kommunikation als auch in unseren Prozessen.“

#Cloudflight

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