Kostenerstattung mit AI (ITSV)

Teilautomatisierte Verarbeitung von Arztrechnungen zur Kostenerstattung

Extrahieren benutzerdefinierter strukturierter Informationen aus Bildern oder pdf-Dokumenten

Cloudflight und ITSV haben ein KI-System zur Unterstützung der Sachbearbeitenden der Wahlarztkostenerstattung einiger österreichischer Krankenkassenträger entwickelt, um die immer steigende Papierlast bewältigen zu können. Wahlarztrechnungen werden digitalisiert, verarbeitet und digital archiviert. Dabei werden wichtige Informationen hinsichtlich Arzt, Patient und Leistung automatisch extrahiert und gegen Daten aus Bestandssystemen geprüft. Auf diese Weise wird das manuelle Bearbeiten der Rechnungen optimiert, indem die Mitarbeitenden die Ergebnisse nur noch prüfen und bestätigen müssen.

Katrin Strasser, Senior Data Scientist at Cloudflight

Katrin Strasser  Senior Data Scientist & AI Expert Cloudflight

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Der jährliche Anstieg an Einreichungen kann mit der gleichen Belegschaft bewältigt werden.

0 Minuten

Zeiteinsparung pro Fall

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Fälle pro Tag, die zur Zeit von dem System bearbeitet werden

Herausforderung

Zuvor mussten die Sachbearbeiter alle Arztrechnungen manuell bearbeiten, um die relevanten Informationen wie Arzt, Patientin, Behandlung und Kosten zu extrahieren. Immer mehr Menschen besuchen eine Ärztin ihrer Wahl, die Rechnungen, die die Sozialversicherungen manuell bearbeiten müssen, nehmen daher jährlich um 8% zu. Durch die stetig steigende Zahl  solcher Bearbeitungsfälle haben bei vielen Versicherungen in den letzten Jahren zu einem immer größer werdenden Rückstand bei der Bearbeitung solcher Dokumente geführt.

Idee

Unterstützung der Sachbearbeitenden durch automatisches Extrahieren und Validieren der Informationen aus den Rechnungen, sodass sie die Informationen nicht manuell eingeben, sondern nur noch überprüfen müssen. Die Idee war die Kombination mehrerer komplexer Verarbeitungsschritte:

  • Maschinelle Texterkennung in Verbindung mit Inhaltserkennung durch künstliche Intelligenz
  • Schaffung eines hoch skalierbaren Systems zur Verarbeitung großer Datenmengen

Lösung

Skalierbares webbasiertes KI-System, das die Scans der Rechnungen verarbeitet und dem Sachbearbeiter die Ergebnisse in einer intuitiven Ansicht präsentiert, um die extrahierten Daten zu überprüfen und gegebenenfalls zu korrigieren. Die Entwicklung und das System bestehen aus folgenden Komponenten

  • Vollständige Einbindung in die bestehende Softwarelandschaft
  • Übernahme gescannter bzw. abfotografierter Gebührenrechnungen
  • Dokumenten-Vorverarbeitung
  • OCR (Optical Character Recognition)
  • Dokumentenklassifizierung (Gebührenrechnung, Zahlungsbeleg, ärztliche Zuweisung, Anderes)
  • Entitätenextraktion (Patient, Versicherte Person, behandelnder Arzt, verrechnete Leistungen, gestellte Diagnosen, Kosten)
  • Zuordnung der Entitäten zueinander (Datum zu Leistung, Name zu Versicherungsnummer)
  • Nachbearbeitung / Plausibilitätsprüfung
  • Umschlüsselung von Leistungen im Freitext auf die Leistungskataloge der Träger
  • Umschlüsselung von Heilmitteln auf den offiziellen Erstattungskodex von Heilmitteln
  • Umschlüsselung von Diagnosen auf den offiziellen ICD-10 Katalog
  • Abgleich von Leistungen mit Diagnosen
  • Erkennung und Lesen handschriftlicher IBANs
  • Erkennen handschriftlicher Anmerkungen und Unterscheidung von Unterschriften
  • Erkennung eines Saldierungsvermerks
  • Intuitive UI

Modulares, automatisiertes System  Über unser neues und modulares System werden den Sachbearbeitern alle automatisierbaren Schritte abgenommen, indem die einzelnen Komponenten wie Texterkennung, Entitätenerkennung oder Postprocessing entkoppelt über Queues miteinander kommunizieren. Die notwendigen automatischen Arbeitsschritte werden über Nachrichten in den Queues und Daten aus Datenbanken koordiniert. Wo es möglich ist, werden Verarbeitungsschritte in unterschiedlichen Systemen parallel abgearbeitet und Folgeverarbeitungen angestoßen, sobald alle notwendigen vorangegangenen Schritte abgeschlossen sind. Das System ist sowohl skalierbar als auch fehlertolerant gegenüber Ausfällen einzelner Instanzen. In einer modernen Weboberfläche ist das Ergebnis der Verarbeitung sichtbar und die Daten können für Spezialfälle noch korrigiert werden bevor die Kostenerstattung an den Antragsteller erfolgen kann.

Einsatz von Machine Learning  Über Machine-Learning wurde dem System beigebracht in einer Vielzahl unterschiedlich aufgebauter Arztrechnungen die geforderten Inhalte zu finden, um diese automatisch verarbeiten zu können. Der Machine-Learning-Teil der Anwendung wurde während der Entwicklung fortwährend gegen verschiedenste Kennzahlen geprüft. Über dieses Benchmarking wurde anhand mehrerer Testsets fortwährend überprüft, wie sich Änderungen am System auf die Erkennungszuverlässigkeit auswirken. Dabei wurden sowohl Einzelkomponenten, als auch das Gesamtsystem geprüft, um sicherzugehen, dass die Erkennung auf zukünftigen und noch nie “gesehenen” Dokumenten mit derselben Zuverlässigkeit funktioniert.

Digitale Archivierung als Add-On Zusätzlich zur Digitalisierung des Kostenerstattungsprozesses wurde die digitale Archivierung der Dokumente eingeführt. Diese müssen nun nicht mehr analog, sondern nur noch digital aufgehoben werden. Ein positiver Nebeneffekt der Digitalisierung war, dass den Mitarbeitenden das sichere Arbeiten von zu Hause während des Covid-19 Lockdowns ab März 2020 über mehrere Monate hinweg ermöglicht wurde. Aus dieser Notsituation heraus wurde die Applikation bereits einige Monate früher als geplant in den Probebetrieb aufgenommen und konnte somit bereits zur digitalen Verarbeitung der Rechnungen eingesetzt werden.

Cloudflight Die von uns entwickelte Software ermöglicht es den Verwaltern von Krankenversicherungen, Erstattungen von Arztrechnungen viel effizienter und bequemer, in einem viel schnelleren Tempo und mit weniger sich wiederholender Arbeit zu bearbeiten. Cloudflight realisierte dieses Projekt dank Experten aus allen Bereichen, von Requirements Engineers über Scrum Master, Software Architekten, DevOps und Software Ingenieure bis hin zu Datenwissenschaftlern.

ITSV Der ITSV ist unser Implementierungspartner in diesem Projekt. Als innovatives Technologieunternehmen leitet und koordiniert er die IT-Aktivitäten der österreichischen Sozialversicherung.

Vision

  • Möchten Sie ein webbasiertes KI-System einsetzen, um Ihre Prozesse zu digitalisieren und eine höhere Effizienz zu erreichen?
  • Bearbeiten Sie Dokumente und brauchen Sie bestimmte Informationen extrahieren?
  • Erhalten Sie täglich viele Freitext-Bestellungen? Sprechen wir miteinander: Wir unterstützen Sie gerne in Ihrem persönlichen Anwendungsfall!
Katrin Strasser, Senior Data Scientist at Cloudflight

Katrin Strasser  Senior Data Scientist & AI Expert Cloudflight

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